التحدي
ثلاث جامعات في ثلاث دول، تدير أعمالها بخليط من ملفات Excel وأنظمة جزئية وورق. القبول يستقبل مستندات تُراجَع يدوياً، والتسجيل يتعارض مع الجداول ومتطلبات المقررات، والدرجات تُجمَّع من المحاضرين بالبريد، والرسوم تُتابَع في نظام لا يعرف من سجّل ومن لم يسدّد.
التحدي الأصعب لم يكن بناء النظام، بل أن يخدم ثلاث بيئات تنظيمية مختلفة — لكل دولة لوائحها الأكاديمية ومتطلبات جهاتها الإشرافية وسلّم درجاتها — دون أن يتحوّل إلى ثلاثة أنظمة منفصلة تُصان ثلاث مرات.
ما بنيناه
القبول — تقديم إلكتروني، رفع المستندات وتدقيقها، معادلة الشهادات، مسار موافقات لجنة القبول، وإصدار القرارات وإشعاراتها.
التسجيل والشؤون الأكاديمية — الخطط الدراسية، المقررات ومتطلباتها السابقة، الشُعب والجداول، التسجيل والحذف والإضافة مع كشف التعارضات وحدود الساعات.
بوابة المحاضر — قوائم الطلاب، رصد الحضور، إدخال الدرجات بأوزانها المعتمدة، رفع المواد، والتواصل مع الشُعبة.
بوابة الطالب — الجدول، الدرجات، السجل الأكاديمي، المعدل التراكمي، الرسوم والمدفوعات، والطلبات الإدارية.
المالية الجامعية — الرسوم وخطط التقسيط، المنح والخصومات، السداد، وربط الحالة المالية بأهلية التسجيل.
الإدارة والتقارير — إحصاءات القبول والتسجيل ومعدلات النجاح، والتقارير المطلوبة للجهات الإشرافية في كل دولة.
قرارات هندسية
نواة واحدة وطبقة لوائح لكل جامعة — القواعد الأكاديمية (سلّم الدرجات، حدود الساعات، شروط الإنذار والفصل، صيغ التقارير الرسمية) تُعرَّف كبيانات قابلة للتهيئة لا كمنطق مكتوب في الكود. هذا ما جعل جامعة ثالثة تُضاف دون إعادة كتابة النظام.
التسجيل عملية ذرّية — التحقق من المتطلبات والتعارضات والحالة المالية والسعة يجري في معاملة واحدة، لأن التسجيل الجزئي في نظام أكاديمي كارثة لا يكتشفها أحد إلا بعد أسابيع.
الصلاحيات على مستوى الكلية والقسم — لا على مستوى الشاشة، فرئيس القسم يرى قسمه فقط، والقبول لا يرى الدرجات.
الأثر
- ثلاث جامعات تُدار بالكامل على نظام واحد، دون الحاجة إلى أدوات أو أنظمة خارجية مساعدة
- إضافة جامعة جديدة ببيئة تنظيمية مختلفة دون تفريع النظام أو مضاعفة كلفة الصيانة
- انتقال دورة القبول والتسجيل من الورق والبريد إلى مسار موثّق قابل للتدقيق
- ربط الحالة المالية بأهلية التسجيل تلقائياً بدل المطابقة اليدوية كل فصل