أتمتة دورة العمل الكاملة من عرض السعر إلى المهام الموزّعة آلياً

التحدي

شركة تعمل بالمشاريع: يبدأ كل شيء بعرض سعر، فإن قُبل تحوّل إلى مشروع، يُقسَّم إلى مهام، تُوزَّع على موظفين، وتنتقل المهمة من قسم لآخر حتى التسليم.

كان هذا المسار كله يجري خارج أي نظام — في البريد ومجموعات المحادثة وذاكرة مدير المشروع. فلم يكن أحد يعرف بدقة: كم عرض سعر معلّق؟ أي مشروع متأخر ولماذا؟ عند من تقف المهمة الآن؟ وكم استغرق كل مشروع فعلياً مقارنةً بما سُعِّر على أساسه؟

ما بنيناه

• إدارة عروض الأسعار ومتابعة حالتها ومراجعاتها ومسار اعتمادها
• التحويل الآلي للعرض المقبول إلى مشروع محتفظاً ببنوده وتسعيره كمرجع
• تقسيم المشروع إلى مهام ذات مسؤول ومهلة وتبعيات
• التوزيع الآلي للمهام على الموظفين حسب الدور والحمل الحالي
• التسليم الآلي بين الموظفين — إنجاز المهمة يُطلق التالية ويُسندها لصاحبها تلقائياً، فلا تحتاج السلسلة متابعاً بشرياً
• تتبّع التأخير والتصعيد عند تجاوز المهل
• مقارنة المخطط بالفعلي لكل مشروع: الزمن والكلفة مقابل ما سُعِّر عليه
• تطبيق جوال للموظفين على App Store و Google Play

قرارات هندسية

سلسلة المهام تعريف قابل للتهيئة — مسار العمل (من يستلم بعد من، وبأي شرط) يُعرَّف من لوحة التحكم. الشركات تعيد تنظيم أقسامها أكثر مما تتوقّع، ومسار مكتوب في الكود يعني مطوّراً عند كل تغيير.

عرض السعر يبقى مرجعاً حياً — بقاء بنود التسعير مرتبطةً بالمشروع هو ما جعل مقارنة المخطط بالفعلي ممكنة أصلاً، وهي أهم ما استفادت منه الإدارة.

الإشعار جزء من المسار لا إضافة — انتقال المهمة يُشعر مستلمها فوراً على الجوال، لأن الأتمتة التي تحتاج من يذكّر بها ليست أتمتة.

الأثر

• مسار عمل واحد موثّق من عرض السعر إلى التسليم، بدل تتبّعه في البريد والمحادثات
• انتقال المهام بين الموظفين تلقائياً دون متابعة يدوية
• رؤية فورية لموقع كل مشروع ومهمة ومن يقف عندها
• إمكانية مقارنة الكلفة والزمن الفعليين بما سُعِّر عليه المشروع